Come organizzare un evento aziendale

Anno dopo anno, il flusso di aziende che puntano sugli eventi aziendali per i loro investimenti aumenta vertiginosamente. Ciò avviene perché negli ultimi tempi si sta comprendendo anche in Italia quanto, di fatto, sia importante costruire legami tra membri di un’azienda e non solo. Insomma, i benefici provenienti da questo tipo di investimento sono tantissimi, pur rendendo necessaria un’organizzazione ottimale al fine di non generare scompensi di sorta. Gli eventi aziendali possono assumere nature diverse. Dalle conferenze ai meeting, fino ad arrivare ai congressi. Non c’è una vera e propria regola scritta, l’unico aspetto sul quale si concorda è il fine ultimo dell’incontro: fare networking. Con questa parola si intendono tutti i processi volti alla creazione di nuovi contatti e all’intensificazione dei rapporti preesistenti. Insomma, già a partire da queste premesse è possibile realizzare perché questi eventi siano così importanti, sebbene non si tratti solo di quanto citato in precedenza. Incontri del genere puntano a migliorare l’ambiente di lavoro, favorendo il team building, ossia la creazione di rapporti tra i dipendenti della medesima azienda, generare e agevolare la diffusione di contenuti aziendali; innescare un processo di potenziamento vendite, premiare i successi e promuovere un’immagine forte e affidabile della company. Organizzare un evento aziendale può sembrare semplice, ma cela diverse complicazioni. Per questo vi forniamo, di seguito, alcuni utili consigli in merito.

I migliori consigli per organizzare un evento aziendale di successo

La prima cosa da fare quando si organizza un evento aziendale è definire gli obiettivi che esso punta a raggiungere, che si tratti del rafforzamento del brand aziendale o dell’ottenimento di contatti esterni, fino ad arrivare al sopracitato team building. Fatto questo, sarà più facile organizzare a fondo ogni particolare dell’incontro. Tra i vari parametri importanti di cui tener conto spicca la scelta della location che, più sarà spettacolare, più renderà l’evento memorabile. Ciò nonostante, è bene non perdere di vista il punto focale dell’evento, ossia la condivisione di un contenuto che il pubblico non dovrà abbandonare. Una location d’impatto, quindi, non dovrà scendere a compromessi con una pianificazione funzionale di ciò che sarà mostrato ai partecipanti. In questo senso, uno strumento che può venire molto in aiuto è la tecnologia. Sfruttare video tridimensionali renderà le conferenze di alta qualità, dando la possibilità di offrire contenuti in maniera originale e avveniristica.

La buona norma degli eventi aziendali

Oltre ai fattori organizzativi dell’evento in sé, occorrerà anche curare il flusso di comunicazione ad esso relativo. Si consiglia, in questo senso, di utilizzare i canali social per dialogare con i partecipanti, postando foto dell’incontro, taggando le persone e muovendosi in maniera strategica con delle hashtag efficaci. Dopo l’evento, poi, è opportuno non perdere di vista l’educazione, inviando una e-mail di ringraziamento della partecipazione forte di contenuti interessanti a tutti coloro che hanno partecipato, coadiuvando, così, nella fidelizzazione dei contatti e nel sopracitato processo di networking. Ovviamente, quando si pianifica un evento del genere, bisogna badare a spese. Senza limiti di budget, infatti, offrire un’esperienza sensazionale è facile, ma l’aspetto economico è, in realtà, più importante di quanto si pensi per ottenere un rientro fattivo dell’investimento. Per questo, è necessario controllare i costi e accertarsi della buona riuscita dell’incontro. In questo senso, sarà fondamentale rivolgersi ad esperti. In genere, realtà come agenzia comunicazione Milano o provenienti da altre grandi metropoli italiane, mettono a disposizione piani organizzativi adeguati, curando tutto nei minimi dettagli in funzione delle esigenze dell’azienda organizzatrice. Infine, come già precedentemente accennato, sarà necessario stupire i partecipanti con dei contenuti catturanti che offrano prospettive nuove e fresche, lontane dagli approcci convenzionali con cui si sviluppano i piani lavorativi in ufficio.